Neue Features von X1: RPA so einfach, smart und effizient wie möglich

Unsere Automatisierungsplattform XceleratorOne (X1®) entwickeln wir stetig weiter. Unser Ziel: Unseren Kunden die erfolgreichste und (kosten-)effizienteste Prozessautomatisierung zu bieten. Hier ein paar aktuelle Highlights aus unserer RPA-Softwareschmiede made in Germany: Return-on-Investment-Analysen, smarte Entscheidungen und ein Process Recorder, der den Einsatz von Process Mining vereinfacht. Und ja, die Automatisierung an sich wird noch einfacher!

Im Januar 2020 haben wir in unserem Blog über neue Funktionen von X1 berichtet, die die RPA-Effizienz deutlich steigern. Nun ist es Zeit für ein weiteres Update, denn seitdem hat sich viel getan. Mit unserer Automatisierungsplattform möchten wir unseren Kunden den RPA-Erfolg garantieren. Daher haben wir eine besondere Methode samt RPA-Lifecycle-Management von Beginn an integriert. Diese löst viele der üblichen Stolpersteine bei RPA auf, indem der Lifecycle Komplexität reduziert, Transparenz schafft, RPA „managebar“ macht sowie die Effektivität und Effizienz steigert.

Einige ausgewählte Highlight-Features der letzten Wochen stellen wir heute anhand von drei Themen-Clustern vor: Transparenz und Kosteneffizienz, Kollaboration und smarte Automatisierung.

#1 Transparenz und Kosteneffizienz

Viele RPA-Projekte scheitern (immer noch) wegen mangelnder Transparenz. Dies bezieht sich auch auf die Effekte, die RPA erzielt. Daher gibt es neu umfangreiche Auswertungen und Analysen auch zu den RPA-Kosten, wir optimieren die Bot-Kapazitäten und vereinfachen die Wartung.

Break-Even-Analyse: In der Betriebswirtschaft ist der Break-Even-Point, die Gewinnschwelle, eine klassische Erfolgskennzahl. X1 bietet Nutzern jetzt genau diese Berechnung an. Die Break-Even-Analyse zeigt auf, ab welchem Zeitpunkt sich die Investition in die Automatisierung rechnet und die Gewinn- bzw. Nutzenschwelle erreicht wird. Ab dann ist die automatische Umsetzung günstiger als die manuelle.

Net-Profit-Analyse: Ist die Gewinnschwelle erreicht, möchten Sie natürlich wissen, wieviel Netto-Gewinn sie durch die Automatisierung erzielen. Diese Kennzahl lässt sich mithilfe der Net-Profit-Analyse berechnen.

Optimierung der Bot-Auslastung: Bestehende Kapazitäten bestmöglich auszuschöpfen, schont Ressourcen und spart Kosten. Bisher war es so, dass für jeden automatisierten Prozess bei der Konfiguration eine Session reserviert wurde. Das bindet aber teilweise zu viele Bot-Kapazitäten und führt zu Freilaufzeiten. Mit unserem neu eingeführten Vorgehen gibt es keine Reservierung on Sessions mehr. Die X1 Bots nehmen sich so viele Prozesse zur Ausführung wie Sessions zur Verfügung stehen und arbeiten diese ab. Das optimiert die Auslastung.

Execution Plans & Deployment Map: Die Ausführung der Automatisierung betrifft die Anzahl der Prozesse, Sessions und Bots. Damit Sie hier volle Transparenz haben und die Übersicht behalten, gibt es neue Execution Plans und Timetables sowie eine Deployment Map. Diese Auswertungen geben grafisch übersichtlich Transparenz über: 

  • Anzahl und Auslastung lizenzierter Sessions
  • Anzahl und Auslastung der Bots
  • Kapazitäten-Nutzung der Hardware
  • Anzahl und Übersicht der ausgeführten Prozesse und Konfigurationen etc.

 

X1 2020 Execution Plans Demo DE

 

#2 Kollaboration

Mangelnde Zusammenarbeit ist ebenfalls einer der fünf häufigsten Gründe, warum RPA-Projekte nicht erfolgreich sind. Und auch dieses Thema haben wir uns von Beginn an auf die Fahne geschrieben: Mit X1 können Unternehmen alle User, ganze Teams sowie deren Zusammenarbeit, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten ganz einfach managen (mehr über die Rolle von Kollaboration und Zusammenarbeit in RPA-Projekten).

Doch häufig steht bei der Planung oder zu Beginn des Projektes noch nicht genau fest, wer für welche Aufgabe konkret zuständig ist. Damit To-do´s aber nicht vergessen gehen, können Aufgaben jetzt auch an Teams (User Groups) zugeteilt werden. So ist die „Ownership“ für bestimmte Aufgaben sichergestellt, die wiederum entscheidend für das Projektfortkommen ist.

#3 Einfach, aber intelligent: Smarte Automatisierung

Zu Beginn lag der Fokus von RPA oft auf relativ einfachen Tätigkeiten und Prozessen. Dabei sind durchaus auch längere, komplexere Prozesse automatisierbar – vor allem, wenn RPA mit anderen Technologien kombiniert wird. Gartner prägte diesbezüglich den Begriff Hyperautomation.

Für uns bei Servicetrace steht die Automatisierung komplexer Prozesse schon länger im Fokus. Und unsere X1-Plattform unterstützt bereits die Automatisierung auch längerer, komplexer Prozesse. Deswegen haben wir zum Beispiel eine Process Engine in unsere RPA-Plattform integriert. Ein Tool für die Prozessmodellierung bieten viele RPA-Hersteller, eine integrierte Process Engine allerdings nicht. Ein Prozessmodell ist erstmal nur eine statische, grafische Darstellung wie eine Art Bauplan. Die Process Engine macht das Prozessmodell sozusagen interaktiv. Die Process Engine ermöglicht es, den Prozess-Bauplan mit Aktionen zu versehen.

Unsere Process Engine haben wir um sogenannte Link- und Timer-Events erweitert. Was erstmal technisch klingt, führt zu zwei tollen Vorteilen, nämlich:

Terminierte Entscheidungen: Die Process Engine ermöglicht es, innerhalb eines Prozesses Entscheidungen zu treffen. Prozessschritte, die eine menschliche Entscheidung erfordern, können Anwender nun mit einer Stoppuhr versehen: Trifft der Sachbearbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens keine Entscheidung, kann die Process Engine einen alternativ definierten Prozess gehen. Dies kann eine standardisierte Alerting-E-Mail an den Mitarbeiter sein oder auch ein anderer Weg. Die Timer-Events reduzieren Verzögerungen im Prozessablauf und ermöglichen es, Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit besser zu managen. Das zahlt auf die Stabilität der Automatisierung ein.

Komplexe Prozessmodelle vereinfachen: Die Link-Events sind Sprungmarken innerhalb eines BPMN-Prozessmodells (Business Process Model & Notation, eine grafische Standardsprache für Geschäftsprozessmodelle). Die Link-Events sind vor allem für umfangreiche und sehr komplexe Prozessmodelle wichtig, denn sie helfen, die Komplexität des Modells zu reduzieren. Damit machen die Link-Events ein komplexes Prozessmodell übersichtlicher, reduzieren deren Fehleranfälligkeit und vereinfachen deren Wartung.

Der X1 Process Recorder vereinfacht Process Mining: Der X1 Process Recorder wird zur Aufzeichnung eines Geschäftsprozesses verwendet. Alle Aktionen wie Mausklicks, Tastatureingaben und verwendete Software-Applikationen, die der User ausführt, zeichnet der Recorder automatisch auf. Zusätzlich können Sie während der Aufzeichnung Kommentare und Variablen-Informationen hinzufügen.

X1 2020 Process Recorder Demo DE

Das aufgezeichnete BPMN-Prozessmodell wird nach der Aufzeichnung automatisch mit der Dokumentation hochgeladen. Das Besondere: Unser X1 Process Recorder erstellt immer auch eine XES-Datei, welches Sie ganz einfach in Process-Mining-Tools importieren können.

Intelligente optische Zeichenerkennung (OCR): Unsere neue Text- und Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) ist intelligent und sehr hochwertig. Wir setzen hier unter anderem auf Komponenten von Google. Die OCR erkennt deutlich schneller und besser auch Inhalte in schlechter Darstellung.

Mail- und PDF-Action-Steps für einfachere Automatisierung: Neue Mail- und PDF-Action-Steps vereinfachen die Automatisierung von Prozessen, die auf E-Mails und PDFs zugreifen bzw. damit arbeiten. Die speziell entwickelten Action Steps im X1 Design Studio beschleunigen damit das Erstellen von Automation Workflows und machen diesen Prozess effizienter.

Mehr Informationen finden Sie in unserem Webcast.

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