Prozesse automatisieren: Software, Beispiele und Herangehensweise

Eine einfache, umfangreiche Einführung in das Thema Prozesse automatisieren. Prozesse automatisieren, was bringt das? Warum sollten Sie Prozesse automatisieren? Wie funktioniert Prozessautomatisierung? Welche Beispiele gibt es? Erfahren Sie in diesem Beitrag.

Inhalt

Warum sollten Organisationen Prozesse automatisieren?


Sich wiederholende, langwierige Prozesse sind zeit- und kostenintensiv. Sie binden die Ressourcen gut ausgebildeter und gut bezahlter Fachkräfte. Solche manuell umgesetzten Prozesse bremsen Unternehmen aus. Daher sollten Unternehmen ihre Prozesse automatisieren. Denn der externe Druck auf die Unternehmen steigt: Mehr Wettbewerb und hohe Innovationsgeschwindigkeit, steigender Fachkräftemangel, steigende Kundenerwartungen, mehr Compliance-Vorgaben, Krisen wie Covid-19. Wenn Unternehmen Prozesse automatisieren, sind ihre Prozesse stabiler und widerstandsfähiger gegenüber äußeren Einflüssen.

Prozesse automatisieren, das bietet ein sehr hohes Potenzial:

  • Während der Automatisierungsgrad in der Industrieproduktion seit 1980 um ganze 75 Prozent angestiegen ist, stieg dieser im Büro im selben Zeitraum um lediglich drei (!) Prozent (Quelle: Untersuchung der niederländischen Vrje Universität).
  • Das McKinsey Global Institute schätzt, dass 30% aller Büro-Tätigkeiten automatisierbar sind...


Wie lassen sich Prozesse automatisieren?


Prozesse automatisieren können Organisationen mit moderner Technologie wie robotergesteuerte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA). Wenn Unternehmen Prozesse automatisieren, beschleunigen und verbessern sie die Prozesse – im hohen zweistelligen Prozentbereich.Definition Robotics

Die orange-gelben Roboter-Arme sind ein gängiges Bild für die moderne Industrieproduktion. Allerdings wird unser Leben zunehmen digitaler. Und damit beginnt auch eine neue Ära der Automatisierung: Digitale Prozesse automatisieren mithilfe von Software-Robotern.

Software-Roboter sind im Grunde Computer-Programme, die regelbasierte, wiederkehrende Prozesse automatisieren, indem sie diese rund um die Uhr ausführen. Sie ahmen dabei die Interaktion des Menschen mit dem Computer nach. Die Software-Bots übernehmen also Routineaufgaben wie die Suche nach Informationen oder Dateien und Dokumenten, den Abgleich von Daten in verschiedenen Dokumenten und Systemen. Sie arbeiten über die grafische Benutzeroberfläche der Programme – also den Bildschirm.

Der Oberbegriff für die Technologie hinter den Software-Robotern nennt sich Software Robotics.

Prozesse automatisieren – was bringt das konkret?


Welchen Nutzen bietet es, Prozesse zu automatisieren? Mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung können Organisationen ihre digitalen Prozesse beschleunigen, verbessern und stabiler gestalten. Denn Software-Roboter arbeiten rund um die Uhr, ohne Ausfallzeiten und auch bei monotonen Tätigkeiten fehlerfrei. Zudem ist alles, was Software bzw. RPA Bots tun, transparent und nachvollziehbar. Diese Nachvollziehbarkeit verbessert auch die Compliance, also die Möglichkeit, die Einhaltung interner und externer Vorgaben zu managen und nachzuweisen.

Den Mehrwert des Themas „Prozesse automatisieren“ beschreibt das weltweite Beratungshaus Deloitte so: „The benefits of RPA adoption are significant.“

Deloitte RPA NutzenZudem ergänzt Deloitte, dass der Return on Investment bei robotergesteuerter Prozessautomatisierung in den meisten Fällen in weniger als zwölf Monaten erreicht wird. Dieses große Potenzial machte die Technologie im Jahr 2018 zum am schnellsten wachsenden Segment im Enterprise-Software-Markt (Quelle: Gartner, Juni 2019).

Prozesse automatisieren - so funktioniert es


Im Vergleich zu anderen Technologien funktioniert Prozessautomatisierung ausschließlich über die grafische Benutzeroberfläche (GUI), also über den Bildschirm. Unternehmen können daher Prozesse automatisieren, ohne die Technologie aufwändig in die IT-Landschaft zu integrieren. Es braucht keinen Eingriff in die IT-Landschaft.

Beispiele für Prozesse automatisieren: Für wen ist das besonders relevant?


Aufgrund der relativ einfachen Anwendung können alle Unternehmensarten und -größen in jeder Branche und Abteilung Prozesse automatisieren. Und damit auch ihre digitale Transformation vorantreiben – denn ohne Digitalisierung keine Automatisierung.

Da die Software relativ einfach ist, kann so gut wieder Mitarbeiter nach einer kurzen Einführung Prozesse automatisieren – vollkommen selbständig. Dies schafft schnell eine kritische Masse und ist ein großer Schritt in Richtung einer automatisierten Organisation.

Prozesse automatisieren in Abteilungen


Gemäß den Prognosen unabhängiger Markt-Analysten werden immer mehr Unternehmen Prozesse automatisieren. Denn Software-Roboter sind breitgefächert einsetzbar: Neben der IT-Abteilung, die noch am häufigsten Prozesse automatisiert (Stand 2018/2019), steigt der Einsatz auch in Business-Abteilungen. Das Controlling bzw. Finance & Account sowie die Produktion, Customer Service, Human Resources und auch Procurement sind Abteilungen, die vermehrt Prozesse automatisieren.

Im Controlling können Unternehmen zahlreiche Prozesse automatisieren, zum Beispiel im Bereich Buchhaltung, Steuererklärung, Forderungsmanagement und bei Finanzabschlüssen.

Auch im Einkauf können Organisationen viele Prozesse automatisieren, zum Beispiel Procure-to-Pay-Prozesse, Vertrags- und Lieferantenmanagement sowie Stammdatenverwaltung.

Prozesse automatisieren in KMU


Prozesse automatisieren ist insbesondere auch für KMU interessant, denn die Eintrittshürden für die Technologie sind sehr gering:

  • Keine aufwändige IT-Implementierung notwendig,
  • schnelle Einführungszeit von wenigen Wochen,
  • schneller Return on Investment (in der Regel in wenigen Monaten),
  • überschaubare Kosten.


Auch die deutsche Regierung treibt die Technologie rund um „Prozesse automatisieren“ voran. Dem Bund ist es sogar ein eigenes Forschungsprojekt wert, damit auch kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) von Robotic Process Automation profitieren können. Denn Prozesse zu automatisieren ist ein wichtiger Treiber für die digitale Transformation. Darum fördert das Bundeswirtschaftsministerium ein Projekt namens „RPAsset“, welches bis 2021 eine Einführungsstrategie für Prozessautomatisierung inklusive eines Leitfadens für KMU entwickelt. Auch der deutsche Prozessautomatisierungs-Spezialist Servicetrace arbeitet aktiv an RPAsset mit.

Prozesse automatisieren – ein paar Beispiele

02_Retail Bestandsmanagement

03_Pharmahersteller EInkauf

19_Top10 Telco

Wie Prozesse automatisieren – komplett oder teilweise? Was bedeutet „attended“ und „unattended“?


Beim Prozesse automatisieren gibt es im Grunde zwei Möglichkeiten diese umzusetzen:

  • Unattended Automation: Das bedeutet die „unbeaufsichtigte Automatisierung“ (Vollautomatisierung). Ein Software-Roboter führt einen Prozess oder einen Prozessteilschritt dabei komplett eigenständig aus. Es erfolgt kein Zwischenschritt oder eine Interaktion mit einem Menschen.
  • Attended Automation: Die beaufsichtigte Automatisierung (Teilautomatisierung). Ein Software Bot agiert gemeinsam mit einem Menschen, der zum Beispiel während des Prozesses eine Entscheidung trifft, aufgrund dessen der Software Bot dann weiterarbeitet.

    Mit künstlicher Intelligenz wie Machine Learning können Unternehmen zunehmend auch Prozesse automatisieren, bei denen Bots lernen und selbst Entscheidungen treffen (wenn dies gewollt ist).

Prozesse automatisieren versus das klassische Business Process Automation

Das klassische Business Process Automation (BPA) ist keine neue Technologie. Bei BPA konzentrieren sich Unternehmen darauf, bestehende Geschäftsprozesse zu optimieren. Ein Prozess, der nicht funktioniert oder nicht optimal läuft, wird neu aufgesetzt. Es handelt sich bei BPA also um einen Ansatz zur Steigerung der Prozesseffizienz und der Wertschöpfung im gesamten Unternehmen.

Demgegenüber ist die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) eine Technologie, bei der Software-Roboter vorhandene Systeme bedienen und hierbei die Vorgehensweise menschlicher Mitarbeiter imitieren. Eine Veränderung der Software-Lösungen wie ERP ist nicht erforderlich. BPA und robotergesteuerte Prozessautomatisierung schließen einander aber nicht aus – sie können auch kombiniert eingesetzt werden.

Kritik am Thema Prozesse automatisieren


Immer mehr Unternehmen möchten ihre Prozesse automatisieren. Neben dem Hype gab es gerade zu Beginn auch Kritik. Die Befürworter sehen die Automatisierung von Prozessen als wichtigen Treiber für die digitale Transformation. Denn damit Unternehmen Prozesse automatisieren können, müssen sie zuerst digitalisiert sein.

Vereinzelt bemängelten kritische Stimmen: Im Gegenteil, Prozesse automatisieren hemme die Digitalisierung. Und insbesondere RPA sei nur eine Brückentechnologie. Damit ist gemeint, dass die Prozessautomatisierung nur dazu diene, technisch veraltete Systeme (Legacy-Systeme) weiter am Leben zu erhalten. Solche häufig geschäftskritischen, umfangreichen Altsysteme existieren häufig in Konzernen wie Banken und Versicherungen. Sie laufen in der Regel sehr stabil, technisch gesehen sind sie aber veraltet. Ihre Ablösung ist allerdings sehr kostenintensiv. Zudem fehlen die Fachkräfte für diese Legacy-Systeme. Und hier kommt die Prozessautomatisierung ins Spiel. Software-Roboter werden manchmal eingesetzt, diese Systeme zu bedienen und sie so länger am Leben zu halten– so zumindest die Kritik.

Dabei ist der (nicht nachhaltige) Einsatz einer Technologie nicht der Technologie selbst anzulasten, sondern dem Anwender. Zudem bestätigt eine Umfrage, dass 78 Prozent der Banken, die ihre Altsysteme mit Software-Robotern bedienen, damit das Ziel verfolgen, deren häufig sehr komplexe Ablösung besser zu planen.

Prozesse automatisieren mit Künstlicher Intelligenz – umfangreiche neue Möglichkeiten


Mithilfe der Kombination von robotergesteuerter Prozessautomatisierung und Künstlicher Intelligenz können Unternehmen noch umfangreicher Prozesse automatisieren. Das Spektrum und die Möglichkeit steigen massiv. Durch den Einsatz von zum Beispiel Machine Learning oder auch Natural Language Processing (NLP) können sie auch längere und komplexere Prozesse automatisieren. NLP ist das automatische Erkennen und Verarbeiten natürlicher Sprache. Lesen Sie hier ein Beispiel für die Prozessautomatisierung im Kundenservice mithilfe eines intelligenten Chatbots und RPA.

Diesbezüglich steht das Thema Prozesse automatisieren erst am Anfang seiner Entwicklung. Namen gibt es dafür aber schon: von Intelligent Process Automation über Cognitive Process Automation oder Hyperautomation.

Prozesse automatisieren – aber welche?


Einsatzgebiete für Prozessautomatisierung finden sich quer durch alle Branchen und Abteilungen. Konkrete Ansatzpunkte sind Tätigkeiten, wo Mitarbeiter zum Beispiel Daten manuell eingeben, zwischen Systemen und/oder Dokumenten hin- und herkopieren, Daten überprüfen, Daten aus verschiedenen Quellen konsolidieren und aufbereiten, z.B. für Reports, Formulare oder Registrierungen ausfüllen, etc.

Prozesse automatisieren Header-07

Prozesse automatisieren: Ersteinschätzung des Automatisierungspotenzials

  • Sind die Dateneingaben strukturiert?
  • Ist das Volumen oder der Wert der Transaktionen hoch?
  • Kann der Prozess mit eindeutigen, logischen Regeln abgebildet werden?
  • Ist der Prozess wiederholungsanfällig?
  • Ist der Prozess anfällig für Fehler und Nacharbeiten?
  • Ändern sich der Prozess/ die Systeme selten?


Sie brauchen Hilfe bei der Einschätzung, ob sich Prozesse automatisieren lassen? Die RPA-Spezialisten von Servicetrace helfen Ihnen mit einem persönlichen Prozess-Check.

Prozess-Check anfragen


Prozesse modellieren und dokumentieren


Mit der Identifikation geeigneter Prozesse ist bereits der erste Schritt auf dem Weg zur Automatisierung getan. Es ist von Vorteil, wenn Prozesse schon dokumentiert sind. Ansonsten werden diese im nächsten Schritt modelliert bzw. dokumentiert. Mithilfe der Automatisierungsplattform von Servicetrace, XceleratorOne, können Unternehmen die Prozessdokumentation direkt im gängigen Standard für Geschäftsprozessmanagement BPMN umsetzen.

Prozessautomatisierung gestalten, produktiv setzen und monitoren


Basierend auf diesem Prozessmodell können Anwender dann den Automatisierungsablauf (Automation Workflow) erstellen. Nach einem Testing der erstellen Abläufe konfigurieren die Anwender dann den Betrieb und können die Automatisierung live schalten. Im laufenden Betrieb werden die Software Bots natürlich überwacht und wenn nötig optimiert. Insofern ein klassischer Projektverlauf.

Prozesse automatisieren – Erfolgsfaktoren


Prozesse automatisieren ist im Vergleich zu anderen Technologien relativ einfach. Das fördert eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern. Sie können ganz eigenständig Prozesse automatisieren. Ist ein Prozess automatisiert, steigt danach übrigens häufig die Mitarbeiterzufriedenheit. Denn die Mitarbeiter werden von monotonen, fehleranfälligen Aufgaben entlastet. Prozesse automatisieren bedeutet auch nicht unbedingt Stellenabbau. Gemäß HfS Research und KPMG wollen nur 7 Prozent der Unternehmen, die Prozesse automatisieren, damit Stellen abbauen.

Doch: Wenn viele Menschen im ganzen Unternehmen Prozesse automatisieren, sollte dies gesteuert werden. Es braucht daher auf Management-Ebene Transparenz und eine Steuerungsmöglichkeit für die Prozessautomatisierung. Das betrifft einzelne Projekte wie auch gesamthaft alle Automatisierungs-Initiativen im Unternehmen.

Daher warnen auch Analysten wie Gartner: Viele Organisationen unterschätzen beim Prozesse automatisieren die Komplexität. Diese liegt vor allem darin, Prozesse erfolgreich und im ganzen Unternehmen zu automatisieren und damit einen hohen Return on Investment zu erzielen.

Wichtige Erfolgsfaktoren für die Prozessautomatisierung sind daher:

  1. Transparenz und Evaluation der Projekte und deren Fortschritt
  2. Steuerung (Governance) einzelner und aller Projekte im Unternehmen
  3. Kollaboration: Erfolgreiche, effektive Zusammenarbeit verschiedener Experten
  4. Hohe Skalierbarkeit der eingeführten Technologie für Prozessautomatisierung.


Prozesse automatisieren – ein Blick in die Zukunft


Hyperautomation:         


Zu Beginn lag der Fokus beim Prozesse automatisieren oft auf relativ einfachen Tätigkeiten und Prozessen. Dies entsprach eher einer reinen Automatisierung von Aufgaben (Task Automation). Das hatte aber auch zur Folge, dass es häufig nur einzelne Silo-Projekte gab und die Erfolge sich in Maßen hielten. Dabei können Unternehmen mit der heutigen Technologie durchaus auch längere, komplexere Prozesse automatisieren – vor allem, wenn RPA mit anderen Technologien kombiniert wird. Gartner prägte diesbezüglich den Begriff Hyperautomation.

Enterprise Process Automation:


Für das deutsche Software-Robotics-Unternehmen Servicetrace steht es schon lange im Fokus, auch komplexe und lange Prozesse zu automatisieren. Servicetrace hat es sich von Beginn als Ziel gesetzt, eine Automatisierungsplattform zu entwickeln, mit der Organisationen alle Aspekte der Prozessautomatisierung erfolgreich managen können. Das umfasst zum einen den kompletten Lifecycle von RPA inklusive aller Beteiligten. Zum anderen ist die Plattform darauf ausgelegt, Prozessautomatisierung im ganzen Unternehmen einzuführen. Das bedeutet auch, alle Projekte und Software Bots zentral auf einer Plattform zu bündeln und zu steuern. Servicetrace bietet so eine wirklich umfassende, neutrale Plattform für die Prozessautomatisierung und prägte den Begriff Enterprise Process Automation.

Prozesse automatisieren mit einer Enterprise Process Automation Plattform – die Vorteile:

  • Alle RPA-Initiativen unternehmensweit orchestrieren
  • Auch RPA-Bots andere Anbieter steuern – alle auf einer Plattform
  • Komplexe Prozesse automatisieren
  • Dynamisch skalieren
  • Den Automatisierungsgrad Ihrer Organisation kontinuierlich steigern.


Intelligent Process Automation / Cognitive Process Automation:


Intelligente oder kognitive Prozessautomatisierung – auch Intelligent Process Automation (IPA) oder Cognitive Process Automation genannt – beschreibt die Verbindung von robotergesteuerter Prozessautomatisierung mit intelligenten Komponenten. Dies umfasst Technologien für das intelligente Sehen und Erkennen von Texten, Bildern und Zeichen (Optical Character Recognition, OCR) ebenso wie Machine Learning oder Natural Language Processing, NLP.

Das Capgemini Research Institute schätzt, dass große Organisationen im Jahr 2020 rund 500 Milliarden Dollar an Kosteneinsparungen durch IPA erzielen werden.

Lesen Sie weiter: Prozesse automatisieren - Welche Prozesse eignen sich für RPA?