Wie war Ihr RPA-Start? 8 Fragen an Automatisierungs-Initiator Marco Augustin.

Marco Augustin leitet bei Sesotec ein fünfköpfiges Team im Bereich Produktionsplanung und Beschaffung. Gleichzeitig ist er RPA-Vorreiter und RPA-Initiator bei dem weltweit tätigen Hightech-Unternehmen. In diesem Interview berichtet er, wie er das Thema RPA angegangen ist und erfolgreich vorangetrieben hat. Der Erfolg spricht für sich – allein der erste automatisierte Prozess führte jährlich zu Kosteneinsparungen im fünfstelligen Bereich, mehr als 700 manuellen Arbeitsstunden weniger und einem deutlich verbesserter Kundenservice.

1) Wie sind Sie auf das Thema RPA aufmerksam geworden?

Ich habe mich auf verschiedenen Fachmessen und anderen Kanälen über Digitalisierungsthemen informiert. So bin ich im Jahr 2019 auf die kostenlose Veranstaltung von Servicetrace aufmerksam geworden, die Robotic Days in Darmstadt. Dort konnte ich mich umfassend über das Thema „Prozesse automatisieren“ informieren. Hinzu kam der persönliche Austausch mit anderen Teilnehmern, die teilweise schon RPA-Erfahrung hatten. Das war ein guter Auftakt. Danach habe ich Servicetrace zu uns nach Schönberg in Bayern eingeladen. In zwei Terminen habe ich mit Servicetrace evaluiert, welche Möglichkeiten RPA für uns bietet und welchen Mehrwert wir konkret aus der Prozessautomatisierung erzielen können. 

2) Welche Ergebnisse haben Sie mit der Automatisierung bisher erreicht??
Wir haben jetzt die ersten zwei Prozesse automatisiert. Sind aber gleich mit komplexen und geschäftsrelevanten Order-to-Cash-Prozessen im Bereich der Ersatzteil-Bestellung gestartet. Neben Effizienzgewinnen ist für uns einer der größten Erfolge, dass wir nur mithilfe der RPA-Technologie ein wichtiges Digitalisierungsprojekt endlich realisieren konnten. Es handelt sich hier um einen Online-Katalog für die Bestellung von Ersatzteilen. Denn allein die Übertragung der umfangreichen Daten für alle Ersatzteile hätte manuell Jahre gedauert. So mussten wir dieses Projekt immer wieder aufschieben.

Mit RPA haben wir nun diesen Online-Katalog realisiert und den Bestellprozess automatisiert. So können wir unsere Kunden schneller bedienen, die aufgrund des kürzeren Produktionsausfalls sehr viel zufriedener mit uns sind. Zudem läuft dieser wichtige Prozess nun fehlerfreier und stabiler, auch bei Mitarbeiterabwesenheiten. Wir sparen so pro Jahr über 700 manuelle Arbeitsstunden und Kosten im fünfstelligen Bereich ein. Folglich setzte ich mich mit dem Thema RPA und RPA-Software auseinander.

Marco Augustin

 

Durch die Automatisierung eines Order-to-Cash-Prozesses steigern wir unseren Umsatz, sparen jährlich rund 20.000 Euro und mehr als 700 manuelle Arbeitsstunden."

Marco Augustin, Head of Production Planning, Sesotec

 

3) Wie haben Sie das Thema RPA intern platziert, wie sind Sie vorgegangen? 
Nachdem ich selbst von dem Thema und den Möglichkeiten überzeugt war, habe ich eine Präsentation für interne Zwecke entwickelt. Ich habe es wirklich kurzgehalten. Nur ein paar Slides zu: Was ist RPA, welche Möglichkeiten bieten sich uns und was können wir damit erreichen? Damit habe ich dann die anderen Team-Leiter angesprochen und das Thema intern verkauft. Anfangs gab es natürlich auch ein paar Skeptiker. Aber nach der ersten Präsentation des Themas waren 95% der Personen sehr positiv gestimmt. Gemeinsam haben wir dann für jeden Bereich mögliche Prozesse für RPA zusammengetragen. Da hat uns bereits die Demo-Version von Servicetrace unterstützt, mit der wir mögliche Prozesse für RPA einfach identifizieren konnten.

Die Geschäftsleitung haben wir zu Beginn noch nicht eingebunden. Zuerst wollte ich mir die Unterstützung der Team-Leiter sichern und die Machbarkeit prüfen. Nachdem wir uns dann auf fünf konkrete Prozesse geeinigt haben, haben wir einen Business Case berechnet. Hier war die in der Servicetrace-RPA-Plattform integrierte Mehrwertberechnung der Automatisierung übrigens von Vorteil. Damit konnten wir den Mehrwert von RPA ganz konkret berechnen. Mit diesem Rüstzeug haben wir dann das Management angesprochen und aufgrund der guten Vorbereitung schnell Unterstützung für das Thema erhalten.

4) Was hat Ihnen geholfen, RPA intern voranzutreiben? 
Die Demo-Version der XceleratorOne-Plattform war sehr hilfreich. Damit bekommt RPA sozusagen ein Gesicht. Wir hatten eine Vorstellung und einen Eindruck, wie man die Technologie einsetzt. Zudem hilft X1 schon bei der Identifikation und Evaluation geeigneter RPA-Prozesse. Anhand der Abfragekriterien haben wir erste Prozesse auf ihr Automatisierungspotenzial überprüft. Und dann auch evaluiert, welcher Prozess den größten Mehrwert bietet. All das stellt X1 in einer einfach erfassbaren Heat Map dar, die farblich dem Ampelsystem entspricht. Diese Darstellung konnte ich gut in Gesprächen mit anderen Abteilungen verwenden. Zudem fließen alle einmal identifizierten und evaluierten Prozesse direkt in eine RPA Pipeline.

Von den Rahmenbedingungen war es auf jeden Fall sehr hilfreich, dass Sesotec generell ein innovatives und technologieaffines Unternehmen ist. Innovation ist eine der drei Säulen der Sesotec-Unternehmensstrategie. Innovative Themen finden dadurch bei uns gut Gehör und ich konnte RPA gut intern verargumentieren.

5) Warum und wie haben Sie sich für den ersten Prozess entschieden? 
Die fünf vorausgewählten Prozesse fokussierten sich mehrheitlich auf die Effizienzsteigerung. Zwei der ausgewählten Prozesse waren komplexer. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung haben wir uns dann dafür entschieden, mit dem komplexesten Prozess zu starten. Dies ist der Aufbau eines Online-Ersatzteilkatalogs samt dem weltweiten Bestellprozess von Ersatzteilen.

Sie müssen sich vorstellen, dass unsere Prüfsysteme bei unseren Kunden in der Lebensmittel- und Abfallindustrie eine entscheidende Rolle im Produktionsprozess spielen. Fallen unsere Systeme aus, steht die Produktion still. Das kostet unglaublich viel. Vor der Automatisierung haben wir die Ersatzteilbestellungen unserer internationalen Tochterunternehmen und Partner sowie von Großkunden manuell bearbeitet. Denn wir brauchen dafür verschiedene Daten aus verschiedenen Software-Systemen. Dieser Prozess war sehr zeitaufwändig, fehleranfällig und wirkt sich direkt auf unseren Umsatz und die Kundenzufriedenheit aus. Die Automatisierung dieses Prozesses bietet also einen großen, messbaren Mehrwert für uns. Zudem hätten wir den schon lange geplanten Online-Ersatzteilkatalog ohne RPA gar nicht realisieren können. Denn die manuelle Übertragung der zahlreichen Daten und Produktzeichnungen hätte Jahre gedauert. Dafür hatten wir einfach nicht das Personal.

Andererseits war unsere Idee, dass wir aus so einem komplexeren Erstprojekt viel lernen und danach gut gerüstet sind, um andere Prozesse selbständig zu automatisieren. Gleichzeitig hatte durch diese Wahl das RPA-Projekt natürlich eine hohe Aufmerksamkeit. Aber auch das kann hilfreich sein, denn es beschleunigt interne Entscheidungsprozesse.

„Einzig durch die Automatisierung konnte das Projekt in diesem Rahmen und der zeitlichen Kürze umgesetzt werden.“

Marco Augustin, Head of Production Planning, Sesotec

6) Sie starteten kurz vor Corona mit dem ersten RPA-Projekt. Wie lange dauerten Planung und Umsetzung?
Die Planung war einfach und unkompliziert. Die X1-Plattform setzt schon vor der eigentlichen Automatisierung an und ermöglicht die Identifikation, Evaluation und Modellierung von Prozessen direkt in BPMN 2.0. Das ist sehr praktisch und hilft schon bei den ersten Schritten. Von der Planung bis zum Go-Live hat der erste sehr komplexe Prozess der Ersatzteil-Bestellung vier Monate gedauert. Ich muss aber dazu sagen, dass die Komplexität des Prozesses sicherlich mehr Zeit gekostet hat. Zudem haben wir nicht Vollzeit an dem ersten Prozess gearbeitet, sondern parallel auch an anderen Projekten. Da für uns der Prozess der weltweiten Ersatzteil-Bestellung umsatzrelevant ist, haben wir uns mit der bc-competence einen Umsetzungspartner von Servicetrace zur Unterstützung geholt. bc-competence hat uns bei der Prozessmodellierung und der Entwicklung des Automation Workflows unterstützt. Corona hat das Projekt gar nicht beeinträchtigt. Im Gegenteil, die virtuellen Meetings zwischen uns und bc-competence waren sehr effektiv, da jeder direkt auf seinen kompletten PC zugreifen und Informationen für alle sichtbar teilen konnte.

7) Wie geht es jetzt weiter, was sind Ihre Pläne für RPA? 
Wir werden auf jeden Fall weiter automatisieren. Neben den ersten zwei komplexeren Prozessen für die Ersatzteil-Bestellung unserer Tochterunternehmen und Großkunden haben wir noch weitere Prozesse auf unserer Prio-Liste. Diese Prozesse bieten wir vor allem große Hebel für die Steigerung unserer internen Effizienz und Produktivität. Diese Automatisierungen werden unsere Mitarbeiter entlasten, die sich damit auf andere, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Außerdem möchten wir den Online-Katalog für die Ersatzteil-Bestellung auch für unsere Händler und Systemintegratoren anbieten.

8) Was würden Sie anderen bei der RPA-Einführung empfehlen?
Keine Berührungsängste haben und sich nicht abschrecken lassen – auch nicht von komplexen Prozessen. Wenn man das erste Mal Software-Roboter einsetzt, müssen Sie Prozesse etwas anders denken. Dem Roboter muss man mehr Informationen mitgeben, das heißt, Sie müssen den Prozess wirklich auf kleinster Ebene modellieren. Wir haben da eine steile Lernkurve hingelegt. Übrigens auch aufgrund der guten, intuitiv bedienbaren X1-Plattform. Jetzt sind wir für die Zukunft gut gerüstet, die Automatisierung eigenhändig voranzutreiben.

Des Weiteren: Holen Sie sich Unterstützer und Unterstützung. Ich habe sehr gute Erfahrung damit gemacht, die anderen Abteilungen mit RPA anzusprechen. Das hat eine regelrechte RPA-Euphorie ausgelöst und bringt im Hinblick auf mögliche Prozesse einfach „kritische Masse“. Und ich habe unsere IT mit ins Boot geholt, denn RPA hat durchaus technische Aspekte. Da hilft es, wenn die IT direkt mit am Tisch sitzt.