Tipps & Tricks: Diese 10 RPA-Fehler können Sie vermeiden

Sie überlegen, Robotic Process Automation (RPA) einzusetzen? Oder Sie sind bereits mit ersten RPA-Projekten gestartet? In diesem Artikel finden Sie ein paar der häufigsten Stolpersteine und Fehler, wenn es um die Planung und Einführung von RPA geht. Die gute Nachricht: Die meisten können Sie ziemlich einfach umgehen...

  1. Unsaubere Prozessauswahl: Mitarbeiter wollen schnell unliebsame Prozesse automatisieren. Aber: Qualität vor Quantität. Selektieren und priorisieren Sie Ihre Prozesse ordentlich, um den größtmöglichen Impact zu erzielen – und Ihr Management nachhaltig von RPA zu überzeugen.

  2. Falsche Zielsetzung: Fokussieren Sie nicht stur auf FTE-Reduzierung, bedenken Sie die Faktoren Qualität, Produktivität und Innovation. Seien Sie kreativ und definieren Sie Erfolgskennzahlen (KPI) rund um Prozess-Performance, Business Benefits und ROI-Kalkulationen.

  3. Nicht mit der IT reden: Von der praktischen Umsetzung wie auch dem strategischen Vorgehen ist es wichtig, die IT-Abteilung an Bord zu haben. Sie brauchen eine umfassende RPA-Infrastruktur und die IT verfügt über die Methoden und das Know-how, diese zu managen.

  4. Nur mit der IT reden: Für RPA braucht es das absolut detaillierte Verständnis eines Prozesses auf seiner kleinsten Ebene (working instructions) inklusive aller Ausnahmen. Man nennt dies auch „User Story“. RPA ist daher kein Thema, welches Sie ausschließlich mit der IT besprechen.

  5. Die nötigen Fähigkeiten unterschätzen: Für Prozessautomatisierung braucht es vielfältige Kompetenzen und Fähigkeiten, die über den reinen Einsatz der Technologie hinausgehen. Der Markt für entsprechende Fachkräfte ist (noch) überschaubar. Holen Sie sich ggf. extern Hilfe.

  6. Zu klein denken: Wenn Sie RPA erstmals einsetzen, gehen damit wahrscheinlich entsprechende Erwartungen des Managements einher. Denken Sie taktisch: Sie brauchen eine kritische Masse an zu automatisierenden Prozessen, um überzeugende und für die Organisation relevante Ergebnisse abzuliefern.

  7. Zu groß denken: Sie wollen komplette Prozesse automatisieren? Zu anspruchsvoll, zeitaufwändig und wartungskomplex. Starten Sie mit 60 bis 80 Prozent. Workflow-Bausteine sich wiederholender Tätigkeiten, können Sie dann in anderen Prozessen wiederverwenden („agiles RPA“).

  8. Kein Management Buy-in: Starten Sie nicht mit RPA, wenn Sie keinen Business-Sponsor haben. Breit eingesetzt, kann RPA Ihre gesamte Organisation verändern. Suchen Sie sich einen strategischen Unterstützer mit Entscheidungs- und Handlungsspielraum.

  9. Keine Roadmap: Schreiten Sie nicht planlos voran (siehe andere Punkte). Sie brauchen eine Strategie, Planung und Effizienz, zugleich ändern sich heutzutage schnell die Rahmenbedingungen. Behalten Sie all dies mit einer Roadmap und einem Projekt-Fahrplan im Blick und bleiben Sie visionär.

  10. Erfolg genießen: RPA ist nur der Anfang. Machine Learning und Künstliche Intelligenz werden die Automatisierung stark vorantreiben und End-to-End-Automatisierung von Prozessen ermöglichen. Ruhen Sie sich nicht auf Ihren Erfolgen aus.

Hier können Sie die Kurzfassung der 10 RPA-Fehler herunterladen.

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